Besprechungen sind ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags, können aber oft als zeit- und energieraubend empfunden werden. Die BG ETEM hat praktische Tipps entwickelt, um Meetings effizienter zu gestalten. Indem man die Notwendigkeit kritisch hinterfragt, klare Ziele definiert und den Ablauf gut plant, können Besprechungen produktiver und weniger belastend für die Teilnehmer sein.
Meetings zielführender gestalten: Kosten senken, Stress vermeiden!
Besprechungen sind ein wichtiger Bestandteil des Arbeitslebens, egal ob im Besprechungsraum oder per Videokonferenz. Allerdings fühlen sich die Teilnehmer oft gestresst und empfinden sie als kostspielig. Der Grund dafür liegt darin, dass häufig nicht klar ist, worum es in der Besprechung geht und welches Ziel verfolgt wird. Während einer Videokonferenz werden oft parallel andere Aufgaben erledigt, was zu einer geringen Aufmerksamkeit führt. Die investierte Zeit wird im Nachhinein als verschwendet betrachtet und führt zu Stress.
Um Zeit und Ressourcen effizienter einzusetzen, sollte die Anzahl und der Ablauf von Besprechungen im Betrieb regelmäßig überprüft und optimiert werden. Die BG ETEM hat wertvolle Tipps für diejenigen, die Besprechungen organisieren und leiten, um sowohl digitale als auch Präsenzbesprechungen effektiver und effizienter zu gestalten.
- Um effiziente Meetings zu gewährleisten, sollten die Organisatoren regelmäßig die Notwendigkeit von Besprechungen hinterfragen. Ist ein Meeting wirklich erforderlich oder könnte das Thema auch per E-Mail geklärt werden? Oft sind ausführliche und genau terminierte Besprechungen nicht notwendig und das zu besprechende Thema lässt sich einfach schriftlich festhalten. Eine weitere Überlegung ist, ob eine persönliche Präsenzveranstaltung, bei der Teilnehmer gegebenenfalls weit anreisen müssen, wirklich notwendig ist oder ob eine Videokonferenz ausreicht
- Die Definition von Zielen ist ein entscheidender Schritt bei der Vorbereitung einer Besprechung. Eine gut strukturierte Agenda und relevante Vorab-Informationen ermöglichen es den Teilnehmern, sich auf das Thema einzustellen und fördern eine effektive Diskussion mit konstruktiven Ergebnissen
- Um eine effektive Entscheidungsfindung sicherzustellen, sollten alle relevanten Personen zu Besprechungen eingeladen werden. Gleichzeitig ist es wichtig, die Liste der Eingeladenen kritisch zu überprüfen, um sicherzustellen, dass nur diejenigen teilnehmen, die einen direkten Beitrag zur Diskussion leisten können. Es ist von großer Bedeutung, den Nicht-Eingeladenen zu erklären, dass ihre Abwesenheit nicht auf mangelnde Wertschätzung zurückzuführen ist, sondern darauf, dass ihre Teilnahme nicht erforderlich ist, um die Effektivität der Besprechung zu gewährleisten
- Um sicherzustellen, dass Meetings mit einer umfangreichen Tagesordnung effizient ablaufen, ist eine sorgfältige Planung des Ablaufs erforderlich. Ein pünktlicher Beginn, eine klare Moderation und eine genaue Zeitplanung gewährleisten, dass sich die Teilnehmer nicht an wenigen Punkten festbeißen und das Meeting unnötig in die Länge zieht
- Um sicherzustellen, dass die Ergebnisse einer Besprechung nicht verloren gehen, ist es empfehlenswert, ein Protokoll anzufertigen und es allen Teilnehmern zukommen zu lassen. Zudem sollten eventuelle Arbeitsaufträge deutlich kommuniziert und an die betreffenden Personen verteilt werden, um eine reibungslose Umsetzung der besprochenen Punkte sicherzustellen
Eine effektive Besprechung ist ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Unternehmenskultur. Durch eine kritische Überprüfung der Notwendigkeit von Meetings und eine klare Definition von Zielen können diese effizienter gestaltet werden. Eine gezielte Einladung der relevanten Personen und eine sorgfältige Planung des Ablaufs ermöglichen es, die Zeit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer optimal zu nutzen. Die Dokumentation der Ergebnisse und die Vergabe von konkreten Aufträgen stellen sicher, dass das Besprochene nicht in Vergessenheit gerät. Die Umsetzung dieser Tipps der BG ETEM führt zu einer effektiveren Zusammenarbeit und einer höheren Arbeitszufriedenheit.
Durch die Umsetzung dieser Maßnahmen bietet sich die Möglichkeit, die interne Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu optimieren und dadurch die Effizienz der Arbeitsabläufe zu steigern. Meetings können zu wertvollen Plattformen für produktiven und zielgerichteten Austausch werden, anstatt Zeit und Energie zu verschwenden.
